Modelo de implementación de un sistema de gestión documental integral basada en la norma ISO 30301 para las empresas estatales del Perú

Abstract

La siguiente investigación tuvo como objetivo mejorar la comunicación y transferencia de información mediante el empleo de un modelo de implementación de un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 30301 en las empresas estatales del Perú. Se revisaron las principales normas y buenas prácticas en gestión documental, tales como la ISO 30301, ISO 15489, ISO 23081, entre otros. En base a esto se concluyó que la norma ISO 30301 tiene una fuerte relación con el ciclo Deming, rescatando que ambas apuntan a la mejora continua. Las técnicas de datos utilizadas fueron la encuesta, entrevista y la observación directa, esto nos permitió reconocer las principales barreras que se enfrentan las organizaciones al implementar sistemas de gestión documental. El modelo planteado como guía de implementación estuvo basado en las etapas: Política de gestión, Plan estratégico, Estandarización y estudio de procesos, Roles, responsabilidades, Requisitos e Indicadores de evaluación. Asimismo se aplico un cuestionario con 30 criterios a 40 expertos en tecnologias de información y especialistas en gestión documental, dando como resultado una valoración promedio en los 30 criterios de 88.70%, considerando como “Optimo” el modelo planteado. Con esto podemos concluir que el modelo propuesto apoya significativamente una implementación exitosa de un sistema de gestión documental. Asimismo se empleo un prototipo de sofware de gestión documental, mediante el cual se comprobo la reducción en los tiempos de distribucion y busqueda de documentos, tambien la reducción de costos de distribución y volumen de almacenamiento de documentos, de igual forma la satisfacción de los usuarios se vio incrementada considerablemente.